FRANCE | CRISIS IMPACT IN CAPITAL MARKETS AND CORPORATE LAW—CONTINUED

We offer below an update of our previous alerts regarding the holding of general meetings of public limited companies (sociétés anonymes).

Holding of general meetings

As expected, Decree No. 2020/423 of April 14, 2020 has extended until May 11, 2020 the ban on gatherings or meetings of more than 100 persons previously in force until April 15. From now on, in order to hold a meeting behind closed doors, it is necessary (and sufficient) that the convening notice (avis de réunion or avis de convocation) be published at the latest on May 11, 2020 (or of course that the meeting be held during the blackout period). There is, however, an inconsistency between the wording of the Decree (which normally includes May 11 until midnight)^[1] and the official communication on the effective date for end of lockdown (as from May 11). It may be safer not to wait until May 11 to publish the convening notice, given that in any event the cut-off date for filing the draft notice seems to be the same for the BALO publications on May 8 and May 11.

A decree specifies some of the procedures for convening and holding general meetings (Decree No. 2020-418 of April 10, 2020):

• in the event of a meeting behind closed doors:
• if neither the chairman of the board (administrative or supervisory) nor the person provided in this case under the by-laws is available to chair the meeting, the board may appoint one of its members or, in the event of unavailability, another corporate officer (mandataire social, e.g., the CEO)
• the scruteneers (scrutateurs) are appointed by the body which decides to hold the meeting behind closed doors; it must endeavor to choose them from among the shareholders, but may, failing that, choose them from outside (normally, the scruteneers should have been the two most important shareholders present); this measure applies to shareholders' meetings but also to meetings of bondholders, holders of equity securities and securities giving access to capital
• a decree may (still) supplement these provisions
• in the event of delegation by the board to a legal representative in order to decide the holding of the meeting behind closed doors, the delegation must be in writing and state its duration, the identity and the capacity of the legal representative
• possibility to send by email the postal voting instructions as well as the mandates to be represented at the meeting
• the minutes of the meeting must mention the use made of the possibilities provided for by the order, that is to say:
• behind closed doors; in this case it is also necessary to mention the nature of the administrative measure justifying the meeting behind closed doors, that is to say currently the Decree No 2020-293 of March 23, 2020 prescribing the general measures necessary to deal with the COVID-19 epidemic in the context of the state of health emergency, as amended by the aforementioned Decree No 2020/423 of April 14, 2020.
• participation at the meeting by telephone or audio-visual conference
• written consultation
• electronic voting even if not provided for under the by-laws, open to meetings of shareholders, bondholders, holders of equity securities and securities giving access to capital
• for meetings held behind closed doors, the mandates (other than blank mandates) can be received until the 4th day preceding the meeting (including those transmitted electronically through the company website, instead of the day before at 3 p.m.); the proxy sends his voting instructions by electronic message, the 4th day preceding the meeting, at the latest; this deadline replaces the three-day deadline (or less than three days if provided under the by-laws) normally applicable
• a shareholder who has already cast a postal vote, sent a proxy form or requested an admission card or a participation certificate may choose another means of participation provided that his instructions reach the company within the deadlines set forth for the chosen voting method, as amended (see previous indent); he or she cannot change his or her choice under normal circumstances.

We hope that the reflections developed above will be useful to you and remain at your disposal to discuss further.

FRANCE | QUELQUES EFFETS DE LA CRISE EN DROIT BOURSIER ET DES SOCIETES (SUITE)

Nous vous proposons ci-dessous une mise à jour de nos précédentes alertes en matière de tenue des assemblées générales de sociétés anonymes.

Tenue des assemblées générales

De manière attendue, le décret n° 2020/423 du 14 avril 2020 vient de prolonger jusqu’au 11 mai 2020 l’interdiction des rassemblements ou réunions de plus de 100 personnes précédemment en vigueur jusqu’au 15 avril. Désormais, afin de pouvoir tenir une assemblée à huis clos, il faut (et il suffit) que l’avis de réunion (ou de convocation) paraisse au plus tard le 11 mai 2020 (ou bien sûr que l’assemblée se tienne pendant la période d’interdiction). Une incohérence apparaît toutefois entre la lettre du texte (qui normalement inclus le 11 mai jusqu’à minuit)^[1] et la communication officielle sur la date effective du déconfinement (à partir du 11 mai). Il peut être plus prudent de ne pas attendre jusqu’au 11 mai pour publier un avis de réunion ou de convocation, et ce d’autant plus que la date limite de dépôt du projet d’avis semble être le même pour les BALO du 8 et du 11 mai.

Un décret est venu préciser certaines des modalités de convocation et de tenue des assemblées générales (décret n° 2020-418 du 10 avril 2020):

• en cas de huis clos:
  • si ni le président du conseil (d’administration ou de surveillance) ni la personne prévue en ce cas par les statuts n’est disponible pour présider l’assemblée, le conseil peut désigner un de ses membres ou, en cas d’indisponibilité, un autre mandataire social (par exemple le directeur général)
  • les scrutateurssont désignés par l’organe qui décide le huis clos; il doit s’efforcer de les choisir parmi les actionnaires, mais peut à défaut les choisir en dehors (en temps normal les scrutateurs auraient dû être les deux actionnaires présents les plus importants) ; cette mesure s’applique aux assemblées d’actionnaires mais aussi aux assemblées de porteurs d’obligations, de titres participatifs et de valeurs mobilières donnant accès au capital
  • un décret pourra (encore) compléter ces dispositions
• en cas de délégation par le conseil à un représentant légal pour décider de tenir l’assemblée à huis clos, la délégation doit être écrite et mentionner sa durée, l’identité et la qualité du représentant légal
• possibilité d’envoyer par message électronique les instructions de vote par correspondance ainsi que les mandats pour se faire représenter à l’assemblée
• le procès-verbal de l’assemblée doit mentionner l’utilisation faite des possibilités prévues par l’ordonnance, c’est-à-dire :
  • huis clos ; dans ce cas il faut aussi mentionner la nature de la mesure administrative justifiant le huis clos, c’est-à-dire actuellement le décret n° 2020-293 du 23 mars 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de covid-19 dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire, tel que modifié par le décret n° 2020/423 du 14 avril 2020 précité.
  • participation à l’assemblée par conférence téléphonique ou audiovisuelle
  • consultation écrite
• vote électronique même s’il n’est pas prévu par les statuts, ouvert aux assemblées d’actionnaires, d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de valeurs mobilières donnant accès au capital
• pour les assemblées tenues à huis clos, les mandats (autres qu’en blanc) peuvent parvenir jusqu’au 4^ème jour précédant l’assemblée (y compris ceux transmis par voie électronique sur le site de la société, au lieu de la veille à 15 h) ; le mandataire adresse ses instructions de vote par message électronique, au plus tard le 4ème jour précédant l’assemblée ; ce délai remplace celui de trois jours (ou moins de trois jours si les statuts le prévoient) normalement applicable
• un actionnaire qui a déjà voté à distance, envoyé un pouvoir ou demandé une carte d’admission ou une attestation de participation peut choisir un autre mode de participation à condition que ses instructions parviennent à la société dans les délais prévus pour le mode de vote retenu, tels que modifiés (voir tiret précédent) ; il ne peut pas modifier son choix en temps normal.

Nous espérons que les réflexions développées ci-dessus vous seront utiles et restons à votre disposition pour les approfondir.