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May 22, 2020

COVID-19 France: The Holding of General Meetings of Public Limited Companies

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COVID-19 FRANCE: THE HOLDING OF GENERAL MEETINGS OF PUBLIC LIMITED COMPANIES (SOCIÉTÉS ANONYMES)

We provide below an update of our previous alerts regarding the holding of general meetings of public limited companies (sociétés anonymes).

Holding of general meetings

As a reminder, a general meeting may be held behind closed doors if the meeting or its convocation (including the notice of meeting) occurs during a period of prohibition or limitation of collective gatherings (order No. 2020-418 of April 10, 2020). The measure previously in force (decree No. 2020-293 of March 25, 2020) ended on May 11, 2020.

A decree prescribing the general measures necessary to deal with the covid-19 epidemic in the context of the state of health emergency was published in the official journal of May 12. This text provides (our translation):

"Any gathering, meeting or activity for any purpose other than professional on public roads or in a public place, gathering more than ten people simultaneously, is prohibited throughout the territory of the Republic." (article 7)

No event gathering more than 5,000 people can take place on the territory of the Republic until August 31, 2020.” (article 8)

This text also provides for a set of restrictions ("barrier" measures, movement restrictions, bans with regard to conference centers and various rooms for accommodating the public).

This decree (No. 2020-548 of May 11, 2020) was published as soon as the emergency law was promulgated, which entered into force immediately (law No. 2020-546 of May 11, 2020, Official Journal of May 12). It repeals and replaces the "provisional" decree which had been published in the official journal of May 11, pending the promulgation of the emergency law which had been delayed (decree No. 2020-545 of May 11, 2020).

The main innovation lies in the limitation to the number of ten people (it was one hundred before), with a general "umbrella" ban for any event gathering more than 5,000 people.

The imprecise and ambiguous wording of Article 7, however, raises questions about its actual scope. It mentions in fact any " gathering, meeting or activity for any purpose other than professional on public roads or in a public place ". It differs on this point from previous texts: the decree of March 25 prohibited any gathering, meeting or activity gathering more than 100 people simultaneously, without other qualifications. Should it read "gathering, meeting ... for purposes other than professional in a public place", and, if so, does it include general meetings? It is difficult to determine with certainty whether the drafters of the decree intended to reduce the scope of the ban (by allowing "private" meetings) or extend it (by lowering the threshold to 10 people).

Faced with the many questions raised by issuers, the General Directorate of the Treasury updated on May 15 the FAQ that it had posted following the publication of the three orders on March 25. It specifies (our translation): "In particular, it may be concluded from the measures provided for by the decree No. 2020-548 of May 11, 20201 (in its version in force on the date hereof) that the condition for organizing a meeting "behind closed doors" is satisfied provided they are applicable to the place where the meeting is convened. This clarification provides useful comfort to issuers: it is therefore possible to hold a general meeting behind closed doors. However, the General Directorate of the Treasury does not specify which measures justify the meeting behind closed doors: prohibition (article 7) or limitations?

Analysis

 We consider that a first reading, according to which "for purposes other than professional in a public place" would apply only to activities, should be put aside: it would result in prohibiting any meeting or gathering of more than ten people. Indeed, the emergency law of March 23, which authorizes the government to legislate by way of orders in the context of a health crisis, and which therefore sets the outline of the measures taken by the government, authorizes the Prime Minister to "limit or prohibit gatherings on public roads as well as meetings of all kinds ”. There is no mention of activities: the ban "on public roads" only concerns gatherings. It is therefore not clear why the ban "on public roads" would only apply to activities (which the emergency law does not provide for) and would not apply to gatherings (which is the only case expressly provided for by law). A “distributive” reading of the terms “for purposes other than professional in a public place” would appear to be preferred: it is also that retained by the administration on its website: “Gatherings, meetings or activities, other than professional, of more than 10 people are prohibited in public places or on public roads. They are authorized in private places but must be organized so that the social distancing sanitary rules may be respected." The stakes are high: if there is no doubt that general meetings, in particular of listed companies, may be held behind closed doors, it is necessary to maintain the possibility for companies (in particular of small size) to hold their general meetings under normal conditions, provided that health restrictions are respected.

The terms "other than professional" are also ambiguous: it is therefore possible to gather with more than ten people to exercise a professional activity, but does a general assembly form part of a professional activity? The organizers of the meeting (company directors, service providers) intervene in the context of their professional activity but this is not necessarily the case for shareholders (other than professional investors such as fund managers): one merely needs to attend a general meeting of a listed company to be convinced of this. By "other than professional" activity, does the decree refer to "private" activities, which evokes the distinction between public places and private places?

Jurisprudence defines a public place as "a place accessible to all, without special authorization from anyone, whether access is permanent and unconditional or subject to certain conditions" (Tribunal de Grande Instance of Paris, October 23, 1986, upheld by a judgment of the Paris Court of Appeal of November 19, 1986). Some decisions, some of them older, consider that a general meeting is a private place; the sanctions applicable to matters of defamation or insults in public places or meetings were considered to be applicable to remarks made in general meetings when a third party (for example a journalist) was present. However, these decisions are made in areas far removed from health emergency issues. In an area more closely related, that of stock market regulation, it can be noted that the securities of companies admitted to trading on a regulated market are considered to be held by the "public": they have been the subject of a "offer to the public" and their issuers are subject to public information obligations.

Finally, article 10 of the decree prohibits the various conference, meeting or other rooms, in which the general meetings of the largest listed companies are generally held, from welcoming the public. Companies cannot therefore rent the necessary meeting places. Even if they have the necessary premises enabling them to hold the meeting (head office or other), they keep in our opinion the ability to hold the meeting behind closed doors: companies cannot be forced to use their head office, it suffices that the location be subject to a measure limiting or prohibiting collective gatherings.

Added to the other restrictions, notably in terms of travel, it appears that these measures at least limit the gatherings necessary for the holding of meetings, authorizing the decision-making body to choose to hold the meeting behind closed doors. This is usefully confirmed by the clarification provided by the General Directorate of the Treasury.

Duration

 The decree mentions that meetings of more than 5,000 people are prohibited until August 31, but does not specify the duration of the ban on meetings of more than 10 people. In any event, the law of May 11, 2020 extended the state of health emergency until July 10, 2020 inclusive: a law will be necessary to extend the restrictions beyond this date. As a reminder, the texts specific to the holding of general meetings and other corporate bodies during the health emergency period (ordinance No. 2020-321 of March 25, 2020 and decree No. 2020-418 of April 10, 2020) provide that they are applicable to meetings held until July 31, 2020. However, a meeting may not be held "behind closed doors" unless it is held or convened for a period limiting or prohibiting collective gatherings on health grounds.On the basis of the above, the meetings held or convened until July 10, 2020 inclusive may therefore be held behind closed doors.

Communications relating to measures related to COVID-19 are available on our COVID-19 Resource Center.


COVID-19 France: Assemblées générales à huis clos (suite) 

Nous vous proposons ci-dessous une mise à jour de nos précédentes alertes en matière de tenue des assemblées générales de sociétés anonymes.

Tenue des assemblées générales

Pour mémoire, une assemblée générale peut se tenir à huis clos si la réunion ou sa convocation (incluant l’avis de réunion) intervient en période d’interdiction ou de limitation des rassemblements collectifs (ordonnance n° 2020-418 du 10 avril 2020). La mesure précédemment en vigueur (décret n° 2020-293 du 25 mars 2020) prenait fin le 11 mai 2020.

Un décret prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire a été publié au journal officiel du 12 mai. 

Ce texte dispose:

« Tout rassemblement, réunion ou activité à un titre autre que professionnel sur la voie publique ou dans un lieu public, mettant en présence de manière simultanée plus de dix personnes, est interdit sur l'ensemble du territoire de la République.» (article 7)

« Aucun évènement réunissant plus de 5 000 personnes ne peut se dérouler sur le territoire de la République jusqu'au 31 août 2020. » (article 8)

Ce texte prévoit également un ensemble de restrictions (mesures  « barrières», restrictions de déplacement, interdictions faites aux centres de conférence et salles diverses d’accueillir du public).

Ce décret (n° 2020-548 du 11 mai 2020 ) est paru dès la promulgation de la loi d’urgence, entrée immédiatement en vigueur (loi n° 2020-546 du 11 mai 2020, J.O. du 12 mai). Il abroge et remplace le décret « provisoire » qui avait été publié au journal officiel du 11 mai, dans l’attente de la promulgation de la loi d’urgence qui avait été retardée (décret n° 2020-545 du 11 mai 2020). 

La principale innovation tient dans la limitation au nombre de dix personnes (il était de cent auparavant), avec une interdiction générale « chapeau » pour tout évènement réunissant plus de 5000 personnes. 

La rédaction peu précise et ambigüe de l’article 7 conduit toutefois à s’interroger sur sa portée réelle. Il mentionne en effet tout « rassemblement, réunion ou activité à un titre autre que professionnel sur la voie publique ou dans un lieu public ». Il diffère sur ce point des textes précédents : le décret du 25 mars interdisait tout rassemblement, réunion ou activité mettant en présence de manière simultanée plus de 100 personnes, sans autres qualificatifs. Faut-il lire « rassemblement, réunion …à titre autre que professionnel dans un lieu public », et si oui cela englobe t-il les assemblées générales ? Il est difficile de déterminer avec certitude si les rédacteurs du décret ont entendu réduire le champ de l’interdiction (en autorisant les réunions « privées ») ou l’étendre (en abaissant le seuil à 10 personnes). 

Devant les nombreuses interrogations soulevées par les émetteurs, la Direction Générale du Trésor a procédé à une mise à jour le 15 mai du « FAQ » qu’elle avait mis en ligne à la suite de la publication des trois ordonnances du 25 mars. Elle y précise : « En particulier, les mesures prévues par le décret n° 2020-548 du 11 mai 20201 (dans sa rédaction en vigueur à la date des présentes) permettent de considérer que la condition pour pouvoir organiser une assemblée « à huis clos » est satisfaite dès lors qu’elles sont applicables au lieu où l’assemblée est convoquée. » Cette précision apporte un confort utile aux émetteurs : il est donc possible de tenir une assemblée générale à huis clos. La DGT ne précise cependant pas lesquelles des mesures permettent de justifier le huis clos : interdiction (article 7) ou limitations ?    

Analyse

Une première lecture, celle selon laquelle « à titre autre que professionnel dans un lieu public » ne s’appliquerait qu’aux seules activités, nous semble devoir être écartée : elle aboutirait à interdire toute réunion ou rassemblement de plus de dix personnes. En effet, la loi d’urgence du 23 mars, qui autorise le gouvernement à légiférer par ordonnance en période de crise sanitaire, et qui fixe donc le contour des mesures prises par le gouvernement, autorise le Premier Ministre à « limiter ou interdire les rassemblements sur la voie publique ainsi que les réunions de toute nature ». Il n’est pas fait mention d’activités : l’interdiction « sur la voie publique » n’y concerne que les rassemblements. On ne voit donc pas pourquoi l’interdiction « sur la voie publique » ne s’appliquerait qu’aux activités (ce que la loi d’urgence ne prévoit pas) et ne s’appliquerait pas aux rassemblements (qui est le seul cas expressement prévu par la loi). Une lecture « distributive » des termes « à titre autre que professionnel dans un lieu public » semble devoir être privilégiée : c’est d’ailleurs celle retenue par l’administration sur son site : « Les rassemblements, réunions ou activités, autres que professionnels, de plus de 10 personnes sont interdits dans des lieux publics ou sur la voie publique. Ils sont autorisés dans les lieux privés mais doivent être organisés de façon à ce que les règles sanitaires de distanciation physique puissent être respectées. ». L’enjeu est d’importance : s’il ne fait pas de doute que les assemblées générales, notamment des sociétés cotées, peuvent se tenir à huis clos, il faut maintenir la possibilité pour les sociétés (notamment de petite taille) de tenir leurs assemblées générales dans des conditions normales, pourvu que les restrictions sanitaires soient respectées.

Les termes « à titre autre que professionnel » sont aussi ambigus : il est donc possible de se  rassembler à plus de dix personnes pour exercer une activité professionnelle, mais une assemblée générale participe t-elle d’une activité professionnelle ? Les organisateurs de l’assemblée (dirigeants de la société, prestataires) interviennent dans le cadre de leur activité professionnelle mais ce n’est pas nécessairement le cas des actionnaires (autres que les investisseurs professionnels tels que gérants de fonds): il suffit d’assister à une assemblée générale de sociétés cotées pour s’en convaincre. Par activité « autre que professionnelle », le décret vise t-il les activités « privées », ce qui évoque à la distinction lieux publics/lieus privés ? 

La jurisprudence définit un lieu public comme  « un lieu accessible à tous, sans autorisation spéciale de quiconque, que l’accès en soit permanent et inconditionnel ou subordonné à certaines conditions » (TGI de Paris, 23 octobre 1986, confirmé par un arrêt de la Cour d’appel de Paris du 19 novembre 1986). Certaines décisions parfois anciennes considèrent qu’une assemblée est un lieu privé ; les sanctions applicables en matière de diffamation ou d’injures dans des lieux ou réunions publics ont été jugées applicables aux propos tenus en assemblée dès lors qu’un tiers (par exemple un journaliste) était présent. Ces décisions sont cependant rendues dans des domaines très éloignés des questions d’urgence sanitaire. Dans un domaine plus proche, celui de la réglementation boursière, on peut relever que les titres des sociétés admis aux négociations sur un marché d’instruments financiers sont considérés comme détenus par le « public »: ils ont fait l’objet d’une « offre au public » et leurs émetteurs sont soumis aux obligations d’information du public.

Enfin, l’article 10 du décret interdit aux diverses salles de conférences, de réunions ou autres, dans lesquelles les assemblées générales des sociétés cotées les plus larges sont généralement tenues, d’accueillir du public. Les sociétés ne pourront donc louer les lieux de réunions nécessaire. Même si elles disposent des locaux nécessaires pour pouvoir tenir l’assemblée (siège social ou autre), elles gardent selon nous la possibilité de tenir l’assemblée à huis clos : on ne peut obliger les sociétés à utiliser leur siège, il suffit que le lieu soit affecté par une mesure limitant ou interdisant les rassemblements collectifs. 

Ajoutées aux autres restrictions, notamment en matière de déplacement, il apparaît que ces mesures limitent à tout le moins les rassemblements nécessaires à la tenue des assemblées, autorisant l’organe décisionnaire à choisir de tenir l’assemblée à huis clos. C’est ce que vient utilement confirmer la précision apportée par la Direction Générale du Trésor.

Durée

Le décret mentionne que les réunions de plus de 5 000 personnes sont interdites jusqu’au 31 août, mais ne précise pas la durée de l’interdiction des réunions de plus de 10 personnes. En tout état de cause, la loi du 11 mai 2020 a prorogé l’état d’urgence sanitaire jusqu'au 10 juillet 2020 inclus : une loi sera nécessaire pour proroger les restrictions au-delà de cette date. Pour mémoire, les textes spécifiques à la tenue des assemblées générales et autres organes sociaux pendant la période d’urgence sanitaire (ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 et décret n°2020-418 du 10 avril 2020) disposent qu’ils sont applicables aux réunions tenues jusqu’au 31 juillet 2020. Une assemblée ne pourra toutefois être tenue « à huis clos » que si elle se tient ou est convoquée pendant une période limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.

Sur la base de ce qui précède, les assemblées tenues ou convoquées jusqu’au 10 juillet 2020 inclus pourront donc être tenues à huis clos.

Les communications relatives aux mesures liées au COVID-19 sont disponibles sur notre Centre de ressources COVID-19.

Nous espérons que les réflexions développées ci-dessus vous seront utiles et restons à votre disposition pour les approfondir.

Authors and Contributors

Hervé Letréguilly

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