July 28, 2022
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Am 07.07.2022 hat der Deutsche Bundestag das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften beschlossen. Der Beschluss ging auf einen Gesetzentwurf von SPD, Bündnis 90/Die Grünen und FDP zu virtuellen Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften (20/1738) zurück (der Ursprungsentwurf wurde seinerseits noch geändert durch den Rechtsausschuss (20/2653)) und wurde mit der breiten Mehrheit der Koalitionsfraktionen, der Union und der Linksfraktion angenommen. Ein wortgleicher Entwurf der Bundesregierung (20/2246) wurde mithin für erledigt erklärt. Das Instrument der virtuellen Hauptversammlung, erstmals eingeführt im Rahmen des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27.03.2020 (BGBl. I S. 569, 570), zuletzt geändert durch Artikel 15 des Gesetzes vom 10.09.2021 (BGBl. I S. 4147) („GesRuaCOVBekG“) hat sich in den stürmischen Zeiten der Pandemie in der Praxis bewähren dürfen, als in den Jahren 2020 und 2021 nahezu ausnahmslos virtuelle Hauptversammlungen durchgeführt wurden und auf diese Weise auch einige positive Nebeneffekte zutage getreten sind. Nur folgerichtig erscheint es insofern, dass die virtuelle Hauptversammlung in Zeiten zunehmender Digitalisierung nun auch in einer dauerhaften, weiterentwickelten Regelung im Aktiengesetz manifestiert wird.
Manchmal bedarf es ungewöhnlicher Situationen, um neue Erkenntnisse zu gewinnen und eingefahrene Usancen aufzubrechen – so auch im Falle des Instrumentes der virtuellen Hauptversammlung, das sicherlich nicht ohne die Notsituation der Pandemie in kurzer Zeit so häufig in die Tat umgesetzt und von der Praxis so gut aufgenommen worden wäre. Die positiven Effekte der virtuellen Hauptversammlung, die im Rahmen des „Testlaufs“ der pandemiebedingten Sondersituation beobachtet werden konnten , seien es nun die steigenden Teilnehmerzahlen (insbesondere auch ausländischer Aktionäre), die Erhöhung der Anzahl von Aktionärsfragen oder die Verbesserung der Qualität der Beantwortung der entsprechenden Fragen, haben gezeigt, dass sich die Wahrung von Aktionärsrechten und die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung nicht grundsätzlich ausschließen und die Digitalisierung hier auch positive Auswirkungen hat. Vor diesem Hintergrund wurde das, was bereits in unserem Artikel aus dem April zum Referentenentwurf eines Gesetzes zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften angekündigt worden war, mit einigen Änderungen, nun Anfang Juli auch tatsächlich vom Bundestag beschlossen. Ziel war es dabei, das Niveau der Rechtsausübung durch die Aktionäre dem der Präsenzversammlung weitgehend anzugleichen und gleichzeitig die Besonderheiten elektronischer Kommunikation anzuerkennen.
Entsprechend der Regelung im Referentenentwurf enthält auch das letztlich am 26.07.2022 im Bundesgesetzblatt (BGBl. I Nr. 27, S. 1166) verkündete Gesetz die Regelung, dass die Satzung der Aktiengesellschaft selbst vorsehen kann oder den Vorstand dazu ermächtigen kann vorzusehen, die Versammlung als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. In Abweichung zu dem GesRuaCOVBekG als pandemiebedingter Sonderregelung, obliegt die generelle Entscheidung über die Abhaltung virtueller Hauptversammlung also nicht mehr dem Vorstand (der hierzu die Zustimmung des Aufsichtsrats benötigte) sondern letztlich den Aktionären als denjenigen, die direkt von dieser speziellen Form der Versammlung betroffen sind und für die wesentlichen Grundentscheidungen der Gesellschaft zuständig sind. Zudem wird auch darauf hingewiesen, dass die Verankerung der Möglichkeit einer virtuellen Hauptversammlung in der Satzung Transparenz für den Rechtsverkehr schafft, da die Satzung jederzeit online im Handelsregister einsehbar ist. Dies wiederum erhöht potenziell auch das Vertrauen in das Instrument an sich, das lediglich als „Option“ zu der klassischen Präsenzversammlung dient und über das nicht „hinter verschlossenen Türen“ bestimmt wird. Das bereits in dem Referentenentwurf enthaltene Erfordernis einer Befristung einer in der Satzung enthaltenen Entscheidung für virtuelle Hauptversammlungen soll sicherstellen, dass diese Entscheidung bei Gründung oder späterer Satzungsänderung nicht für einen unbeschränkten Zeitraum besteht, sondern in regelmäßigen Abständen wieder erneuert und somit abermals legitimiert werden muss. Auch dies soll das Instrument und das Vertrauen hierein stärken.
Im Einklang mit dem Referentenentwurf sieht auch das vor kurzem verkündete Gesetz vor, dass in der virtuellen Hauptversammlung grundsätzlich über alle Gegenstände Beschluss gefasst werden kann, die auch Gegenstand einer Präsenzversammlung sein können. Dies betrifft sogar solche Beschlüsse, die nach dem Umwandlungsgesetz eine Beschlussfassung „in einer Versammlung“ verlangen. Der Zusatz, wonach die Satzung Einschränkungen der in einer virtuellen Hauptversammlung zu behandelnden Gegenstände vorsehen können sollte, der zwischenzeitlich in den Gesetzentwurf Eingang gefunden hatte, wurde vom Rechtsausschuss wieder entfernt. Hierdurch wurde noch einmal hervorgehoben, dass das virtuelle Format der Hauptversammlung als gleichwertig mit der Präsenzversammlung angesehen wird und auch nicht zu einem „minus“ zu den in der Präsenzversammlung bestehenden Aktionärsrechten führt.
An der Notwendigkeit die gesamte virtuelle Hauptversammlung mit Bild und Ton zu übertragen, hat sich als grundlegendes Transparenzerfordernis seit dem GesRuaCOVBekG nichts geändert.
Eine Abweichung des letztlichen Gesetzesbeschlusses zu dem Referentenentwurf (und dem Gesetzentwurf) stellt die Ausgestaltung des Rechtes dar, Anträge und Wahlvorschläge in der virtuellen Hauptversammlung zu stellen. Während Referenten- und Gesetzentwurf noch die „elektronische Kommunikation“ vorsahen, sieht der Gesetzesbeschluss zwingend die Videokommunikation vor, erhöht somit die Transparenz und gleicht das Antragsrecht dem in der Präsenzversammlung geltenden Mündlichkeitsprinzip an. Während der Referentenentwurf zudem explizit noch Gegenanträge von dem Antragsrecht ausgenommen hatte, war dies in dem Gesetzentwurf bereits nicht mehr der Fall: alle Gegenanträge und Wahlvorschläge können daher in der virtuellen Hauptversammlung gestellt werden, um Letztere möglichst weitgehend an die Präsenzversammlung anzunähern.
Mit Blick auf das Recht der Aktionäre Stellungnahmen im Vorfeld der Versammlung einzureichen sowie das Rederecht wurden in den Regelungen vor allem die Best Practices gespiegelt, die die Praxis in der Sondersituation der Pandemie den virtuellen Hauptversammlungen zugrunde gelegt hatte. Wie bereits im Referentenentwurf sieht auch der Gesetzesbeschluss ein Recht zur Vorabeinreichung von Stellungnahmen im Wege der elektronischen Kommunikation vor. Die Stellungnahmen sind sodann bis spätestens vier Tage vor der Versammlung zugänglich zu machen. Eine genauere Schilderung der Form der Einreichung der Stellungnahmen erfolgte weder im Gesetzentwurf noch Gesetzesbeschluss, sodass hier eine große Flexibilität zur Ausgestaltung für die Gesellschaften besteht.
Der Gesetzentwurf sieht vor, dass der Umfang der Stellungnahmen in der Einberufung angemessen, also in dem Umfang, „der zu einer ordnungsgemäßen Sichtung der Stellungnahmen erforderlich ist “ beschränkt werden darf, um das Prozedere für die Gesellschaften praktikabel zu gestalten. Da das Kriterium der „Angemessenheit“ gerade aus ex ante Sicht jedoch mit erheblichen Unsicherheiten behaftet sein kann bleibt zu befürchten, dass es hier aus „Sicherheitsgründen“ teilweise zu ausufernden Stellungnahmen kommen wird. Zu dem Gesetzentwurf ergänzt wurde, dass das Recht zur Stellungnahme selbst auf ordnungsgemäß zu der Versammlung angemeldete Aktionäre beschränkt werden darf. Durch diese Änderung können die vorab eingereichten Stellungnahmen anstelle auf der Internetseite der Gesellschaft auch über die Internetseite eines Dritten zugänglich gemacht werden, namentlich eines Dienstleisters für die Hauptversammlung, auf dessen Seite das Hauptversammlungsportal liegt. Zu dem Referentenentwurf geändert wurde auch die Frist für die Vorabeinreichung der Stellungnahmen, die nicht mehr nur vier Tage, sondern nun mindestens fünf Tage beträgt.
Auch in Hinblick auf das Rederecht gab es Anpassungen des Gesetzentwurfs und des Gesetzesbeschlusses zu dem Referentenentwurf: Insbesondere die Regelungen im Referentenentwurf die vorsahen, dass von der Redemöglichkeit nur diejenigen Aktionäre Gebrauch machen konnten, die einen Redebeitrag spätestens vier Tage vor der Versammlung angemeldet haben, haben keinen Eingang in den Gesetzentwurf und das spätere Gesetz gefunden. Dies ist dabei wohl auch Ausdruck der Bemühungen das zentrale Element des Dialogs in der virtuellen Hauptversammlung so zu gestalten, dass das Rederecht frei und spontan ausgeübt werden kann und nicht der Anschein entsteht, dass der Ablauf von Beginn an unabänderbar feststehe und durchgeplant sei. Hinsichtlich des verfahrenstechnischen Ablaufs werden mit Blick auf das Rederecht keine konkreten Vorgaben durch das neu beschlossene Gesetz gemacht, allerdings soll nach der Begründung des Gesetzentwurfs in Anlehnung an die Präsenzversammlung ab Beginn der virtuellen Hauptversammlung ein „virtueller Meldetisch“ mit der Möglichkeit der Anmeldung von Wortmeldungen einzurichten sein. Das Rede- und Auskunftsrecht soll sodann nach Aufruf durch den Versammlungsleiter durch Zuschaltung ausgeübt werden können. Die Koordination der Redebeiträge, insbesondere die Festlegung der Reihenfolge, die Zusammenfassung der Redner für bestimmte Themenblöcke und die Schließung der Rednerliste ist den Versammlungsleitern auferlegt. Ein Recht der Gesellschaft, den für die Redezeit zu veranschlagenden Gesamtzeitraum sowie die Anzahl der Redebeiträge innerhalb dieses Zeitraums in „angemessener Weise“ zu beschränken, sehen Gesetzentwurf und -beschluss nicht mehr vor. Die in diesem Zusammenhang mit dem Begriff der „Angemessenheit“ verbundenen Unwägbarkeiten sind insofern nicht mehr von Relevanz. Stattdessen enthält der Gesetzesbeschluss nun einen klarstellenden Verweis auf § 131 Abs.2 S.1 AktG, sodass die Satzung oder die Geschäftsordnung gemäß § 129 AktG den Versammlungsleiter dazu ermächtigen können, das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen zu beschränken.
Weiterhin haben der Gesetzentwurf und später (in erweiterter Form) auch der Gesetzesbeschluss die inhaltliche Einschränkung der Redebeiträge (insbesondere den Ausschluss von Fragen innerhalb von Redebeiträgen) aufgehoben. Anträge und Wahlvorschläge, Auskunftsverlangen nach § 131 Abs.1 AktG und (im Falle der Ausübung des Rechts nach § 131 Abs. 1a AktG durch den Vorstand, eine Vorabeinreichung von Fragen zu verlangen) Nachfragen im Sinne des § 131 Abs.1 d AktG und weitere Fragen im Sinne des § 131 Abs.1e AktG, dürfen so in Redebeiträge aufgenommen werden und müssen nicht gesondert über den Kanal der elektronischen Kommunikation übermittelt werden. Lediglich diejenigen Aktionäre, die keinen Redebeitrag leisten, müssen sich auf den Kanal der elektronischen Kommunikation verweisen lassen (etwa Chat-Funktion im Aktionärsportal, E-Mail).
Macht der Vorstand mit Blick auf das Auskunftsrecht von der Option nach § 131 Abs. 1a AktG Gebrauch, eine Vorabeinreichung von Fragen zu verlangen, so beträgt die Frist zur Voreinreichung der Fragen nicht mehr vier, sondern nur noch drei Tage. Für solche Fragen, die sich erst nach Ablauf der vorgenannten Frist ergeben haben, sieht § 131 Abs.1e AktG allerdings ein gesondertes Auskunftsrecht vor. Hätten die Fragen dagegen bereits vor der Versammlung während der vorgenannten Frist gestellt werden können, liegt es im Ermessen des Versammlungsleiters, ob er diese Fragen noch zulässt. Eine bedeutende Änderung zwischen Referentenentwurf und Gesetzesbeschluss liegt weiterhin darin, dass auch die Beantwortung der vorab eingereichten Fragen bereits im Vorfeld der Versammlung erfolgen muss, um die Hauptversammlung zu entlasten und den Aktionären eine gezieltere Vorbereitung ihrer Nachfragen zu ermöglichen. Sofern die Antworten einen Tag vor Beginn und in der Versammlung durchgängig zugänglich waren, darf der Vorstand in der Versammlung die Auskunft zu diesen Fragen sodann verweigern. Mit Blick auf das Nachfragerecht ist in Ergänzung zu den Ausführungen in unserem Artikel aus dem April noch darauf hinzuweisen, dass die Begründung des Gesetzesentwurfs nun klargestellt hat, dass auch solche Aktionäre zu Nachfragen berechtigt sind, die vorher keine Frage eingereicht haben, um so ein spontanes Eingehen auf die Fragen anderer Aktionäre zu ermöglichen und das Nachfragrecht zu stärken. Der Umfang der Einreichung von Fragen kann in der Einberufung angemessen beschränkt werden um angesichts der, im Vergleich zur Präsenzversammlung deutlich erleichterten Einreichung von Fragen, einen angemessenen Zeitrahmen der Versammlung zu gewähren. Auf die hiermit verbundene Problematik, dass die Beschränkung bereits zu einem Zeitpunkt (nämlich bei der Einberufung) erfolgen muss, zu dem noch keine Erkenntnisse über die Anzahl der Teilnehmer und deren Frage- und Diskussionsbedarf vorliegen, wurde bereits in unserem Artikel aus dem April hingewiesen. Auch der Begriff der „Angemessenheit“ bleibt vage. Jedenfalls wenn sich die Beschränkung der Fragenzahl grundsätzlich an der in der vergangenen virtuellen Hauptversammlung durchschnittlich eingereichten Anzahl an Fragen orientiert und sich dabei die Tagesordnungspunkte der Versammlungen weitgehend entsprechen, solle laut Begründung des Gesetzentwurfs jedoch wohl von einer Angemessenheit auszugehen sein. Dass auch hierfür gewisse Erfahrungswerte benötigt werden, wird dabei jedoch hintangestellt.
Hinsichtlich der Form des Auskunftsrechts nach § 131 Abs.1 AktG und (im Falle der Ausübung des Rechts nach § 131 Abs. 1a AktG durch den Vorstand, eine Vorabeinreichung von Fragen zu verlangen) der Nachfragen im Sinne des § 131 Abs.1d AktG und der weiteren Fragen im Sinne des § 131 Abs.1e AktG kann der Versammlungsleiter auch bestimmen, dass ausschließlich auf eine Videokommunikation zurückgegriffen werden kann, um den Umständen des Einzelfalles Rechnung zu tragen.
Im Einklang mit dem Referentenentwurf und den Ausführungen in unserem Artikel aus dem April sehen auch der Gesetzentwurf und der Gesetzesbeschluss vor, dass eine Verhinderung der Ausübung der Aktionärsrechte durch technische Probleme kein Recht zur Anfechtung des entsprechenden Beschlusses der virtuellen Hauptversammlung begründet. Dies erscheint auch notwendig, um einer potenziellen Volatilität technischer Verbindungen Rechnung zu tragen, die sich auch durch die höchste Sorgfalt nicht ausschließen lässt und um dem Instrument der virtuellen Hauptversammlung tatsächlich die Chance zu geben, sich in der Praxis zu etablieren. Insofern sollen jedenfalls aus der Abhaltung einer virtuellen Hauptversammlung und der dabei verwendeten Technik keine gesteigerten Anfechtungsrisiken resultieren
Die Einführung einer dauerhaften gesetzlichen Regelung zur Etablierung des Instruments der virtuellen Hauptversammlung ist als entscheidender Schritt in Richtung der Anforderungen einer bereits weitreichend digitalisierten Welt zu begrüßen. Sie ermöglicht es auf die Bedürfnisse teilweise weit verstreuter Aktionärskreise einzugehen und so deren Interesse an und Mitwirkung in Hauptversammlungen, auch zum Vorteil der Aktiengesellschaft selbst, zu stärken. Auch die im Grundsatz positive Resonanz aus der Praxis verstärkt diesen Eindruck. Es wird zu beobachten bleiben, wie sich das Instrument der virtuellen Hauptversammlung auch außerhalb der pandemiebedingten Sondersituation im Alltag der Aktiengesellschaften etablieren wird und insbesondere, wie sich das ausgeklügelte System zwischen Aktionärsrechten, die einer „Voreinreichung“ bedürfen, und solchen, die deren nicht bedürfen, in der Praxis darstellen wird. Die hohen Erwartungen an das Instrument bleiben jedoch ungebrochen.
Praxisgruppen
Regionale Erfahrung
